IzveštavanjeUpiti vezani za pripremu privremenog / završnog izveštaja o grantu.

Izveštavanje o napretku projekta prema ugovoru o grantu trebate raditi na godišnjem nivou. Obzirom da vaš projekat traje 24 meseca, vi ste u obavezi pripremiti izveštaj nakon 12 meseci (Interim Report) i završni izveštaj (Final Report). Oba izveštaja pripremate u formi narativa (opisujete implementaciju projekta) i u formi finansijskog izveštaja. O pripremi ovih izveštaja održaćemo posebne radionice. Međutim, bez obzira na ove ugovorne obaveze vi možete napraviti interni sistem projekta u okviru kojega imate mesečno i kvartalno izveštavanje. Ukoliko imate mogućnosti, svakako bih vam predložila da na mesečnojm nivou pratite da li je odrađeno šta je planirano, koje su poteškoće i kako ih prevazići, šta je trebalo da se uradi a nije, te koji su planovi za naredni mesec. Finansije svakako treba pratiti na način da se vidi da li se sredstva troše kao što je planirano i naravno da li je sve u skladu sa pravilima i procedurama, te da li se redovno prikuplja potrebna dokumentacija i sl. Da sumiram, trenutno prema ugovornom telu nemate obaveze izveštavanja osim one koja se odnosi na godišnje i završno izveštavanje.

Opšti uslovi grant ugovora, čl. 15. 1. kažu da ako je potrošeno manje od 70% sredstava koji predstavlja učešće/finansiranje Ugovornog tela. U taj deo ne ulazi vaša kontribucija. Znači, gleda se da li je potrošeno 70% od prve uplate koju ste dobili. “if at the end of the reporting period the part of the expenditure actually incurred which is financed by the Contracting Authority is less than 70 % of the previous payment (and 100 % of any previous payments), the further pre-financing payment shall be reduced by the amount corresponding to the difference between the 70 % of the previous pre-financing payment and the part of the expenditure actually incurred which is financed by the Contracting Authority;”

Ne. Opšti uslovi tenderske dokumentacije nisu obavezni aneksni dokument za podnošenje pareliminarnog/završnog izveštaja.

Format predstavljen u Vodiču za izveštavanje služi samo kao primer koji ne mora biti korišćen u slučaju drugih formata kreiranih u skladu sa internim procedurama korisnika Granta. Datum dokumenta treba da predstavlja trenutni datum formiranja Projektnog tima (tj. 5. juna 2017. godine).

Jednu kopiju celokupne finansijske dokumentacije i 2 skenirane celokupne finansijske dokumentacije treba priložiti finansijskom delu Preliminarnog/Završnog izveštaja kako je navedeno na stranici br. 3 dokumenta u stupcu pod naslovom: “Dokumentacija koja se podnosi”.

Odgovor je ne. Imajte na umu i ono što je napisano u Opštim uslovima Ugovora o Grantu koji se odnose na Indirektne troškove:

Indirektni troškovi

14.7. Indirektni troškovi projekta su oni prihvatljivi troškovi koji se ne mogu identifikovati kao specifični troškovi koji su direktno povezani sa sprovođenjem projekta i ne mogu se direktno knjižiti na njega u skladu s uslovima prihvatljivosti iz člana 14.1. Međutim, oni su nastali od strane Korisnika (a) u vezi sa prihvatljivim direktnim troškovima za projekat. Ne mogu uključivati neprihvatljive troškove navedene u članu 14.9 ili troškove koji su već prijavljeni u okviru druge stavke troškova ili zaglavlja budžeta ovog Ugovora.
Fiksni procenat ukupnog iznosa direktnih prihvatljivih troškova projekta koja ne prelazi procenat utvrđen u članu 3. Posebnih uslova može se upotrebiti za pokrivanje indirektnih troškova projekta. Fiksno finansiranje u vezi sa indirektnim troškovima ne mora biti praćeno finansijskom dokumentacijom.

Odgovor je ne. TA ne pruža usluge pregleda i komentarisanja nacrta verzija izveštaja. Međutim, mi ćemo biti uključeni u proces razmatranja i verifikacije izveštaja nakon podnošenja izveštaja Ugovornom telu.

Naš savet je da uključite listu aktivnosti PR-a i vidljivosti u tekst narativnog izveštaja. Ukoliko su dostupni linkovi, molimo vas da ubacite i linkove. Ovo je jasno objašnjeno i na radionici, gde je stručnjak vizuelno predstavio mogućnost ubacivanja tabele sa sumarnim informacijama. Trebali biste popisati sve medije čak i u slučaju da nema linka, a zatim biste trebali napisati napomenu da je kopija dostupna za pregled i verifikaciju. Kao što je u navedeno u uputstvima datim na strani 16. Vodiča za izveštavanje, dokazna dokumentacija za vidljivost projekta mora biti dostupna na licu mesta za verifikaciju. Samo štampani promotivni materijali moraju biti poslati sa izveštajem (npr. letak, brošura i sl.).

Pre svega, imajte na umu da zapisnik sa sastanak mora biti dostupan na licu mesta za verifikaciju. Ova uputstva su navedena na stranici 15 – 16 Vodiča za izveštavanje. Spisak učesnika mora biti priložen u zapisniku sa sastanka, a ne u izveštaju. U slučaju da je lista učesnika usko povezana sa troškovima (tj. u slučaju većih sastanaka i treninga u kojima se javljaju troškovi osveženja i / ili štampanog materijala itd.), potrebno je priložiti zapisnik i listu učesnika finansijskoj dokumentaciji izveštaja.

U slučaju da je poslednji dan roka službeni neradni dan, tj. vikend ili praznik, rok za podnošenje izveštaja je prvi sledeći radni dan.