Procedure nabavkeUpiti vezani za pripremu privremenog / završnog izveštaja o grantu.

Formalno, za ovu procedure vi ne morate objavljivati javni poziv putem sajta, već morate kontaktirati najmanje 3 ponuđača. Međutim, naša preporuka je uvek da ako ja moguće kontaktirate više od 3 ponuđača kako bi osigurali što veću transparentnost tendera i naravno otvorili prostora za dobre ponude.

Navodite onu valutu u kojoj ćete i ugovoriti posao. Ako navodite iznos u evrima trebalo bi pružiti informaciju o kursu, da se zna koji iznos u RSD ne možete preći (ako ćete za obavljenu uslugu plaćati u RSD).

U ovom slučaju važno je da jasno navedete podatak kao što je i u predlogu projekta i uputite ponuđača da njegova ponuda mora uključivati određenu ciljnu grupu kako bi ispunio formalne kriterije prijave koji su usklađeni sa zacrtanim kriterijima predloga projekta: “Target group is 13 unemployed women (10 gerontology nurses and 3 in laundry service), ages between 25-55, of diverse ethnical and religious affiliations, that come from most vulnerable layers of society.” Vodite računa da ćete za ove žene, tj. target group morati dokazati da su bile nezaposlene, njihove godine i ostalo navedeno. Znači, vama će u stvari ove podatke (dokumentaciju) taj dostavljač usluge morati da osigura. To svakako trebate staviti u tender kako biste osigurali da ćete te podatke i dobiti (definišite osnovnu dokumentaciju koju će oni trebati da vama dostave nakon selekcije ovih žena).

U slučaju koji ste naveli (budžetska stavka 1.1.1.2.) da ste zaprimili samo jednu prijavu nakon javne objave, i ta prijava udovoljava traženim kriterijima, tj. prijava je valjana administrativno i tehnički, tada možete završiti odabir kandidata temeljem te jedne prijave.

Pravno ili fizičko lice koje je na bilo koji način učestvovalo u pripremi tendera ili određenih radnji koje prethode pripremi tendera ne mogu biti uključene u tender nakon njegove objave bilo kao ponuđači bilo kao članovi evaluacione komisije, pomoćnici u radu ili promatrači. Svako uključenje onih koji su na bilo koji način mogli imati uticaja na pripremu tendera ili odluke koje će se doneti kao rezultat tendera predstavlja konflikt interesa.

Da, možete tokom tendera raditi izmene. Ono što je važno da tom prilikom uzmete u obzir je sledeće:
– Informacija o promeni (corrigendumu) treba da bude poslata svima koje ste pozvali da se jave istovremeno (može ići putem mejla).
– Corrigendum treba napraviti šta pre, tj. najkasnije 10-tak dana pre završetka roka za predaju ponuda. Ukoliko procenite da treba, možete sa ovom izmenom objaviti odmah i izmenu roka za dostavu ponuda (npr. produžiti ako smatrate da je potrebno za nedelju dana i sl.).

Da, po ugovoru angažovani članovi tima za realizaciju projekta mogu imati ulogu predsednika i sekretara Odbora. Bez obzira što su pominjane pozicije angažovane samo za vreme trajanja projekta, ipak se radi o ključnim pozicijama koje se bave upravljanjem istog.

Situacija je sledeća:
1. Rok za izabranog ponuđača da dostavi potpisan ugovor sa svoje strane zajedno sa performance garancijom se može menjati i po potrebi biti kraći. Međutim neophodno je voditi računa da li je to dovoljno vremena za izabranog ponuđača da dobije od banke Performance guarantee. Iz tog razloga predlog bi bio da to bude najmanje 10 dana. Svakako proverite koji je vremenski okvir potreban za tu vrstu administracije.
2. Drugo veoma važno pitanje je u kojoj je fazi tenderski postupak jer ukoliko je prošao submission deadline, niste u mogućnosti da menjaju navedeni rok. Ukoliko je postupak još uvek otvoren, izmenu je moguće izvršiti izmena kroz Corrigendum.

Ovaj kriterijum nije moguće primeniti jer postavlja pitanje kako bi se evaluirao i osigurao fer pristup obzirom da kada se radi o radovima jedan od rizika je uvek kašnjenje do kojega može da dođe i zbog nepredviđenih situacija. Takođe, osim cene i roka, sigurno vam je važan i kvalitet radova, pa to povlači za sobom nova pitanja. Ono što vi možete učiniti je da u tenderu navedete rok u kojem radovi treba da budu završeni od strane izvođača i penale ukoliko dođe do kašnjenja zbog zastoja u radu (ili presporog obavljanja posla – iako je i to kritično za proceniti). Tada osiguravate iste uslove za sve jer ste svima zainteresiranima za tender dali isti rok (u tom slučaju svakako bi preporučila da se dobro raspitate koji su realni rokovi za radove koje planirate provesti). Naravno, opet morate računati na situacije koje su van kontrole izvođača radova.

U vezi sa ponuđenim opcijama, preporuka je da primenite OPCIJU 2 koja je u skladu sa PRAG procedurom, odnosno:

“Works contracts may be awarded by negotiated procedure on the basis of one or several tenders in the following cases:
c) Where the tender procedure has been unsuccessful, that is to say where no qualitatively and/or financially worthwhile tender has been received. In such cases, after cancelling the tender procedure, the Contracting Authority may negotiate with one or more tenderers of its choice, from among those that took part in the invitation to tender procedure, if they comply with the selection criteria, provided that the original procurement documents are not substantially altered and the principle of equal treatment is observed.”
Svakako je neophodno da kada pokrenete pregovarački postupak koristite predviđeni PRAG obrazac – “Negotiation report” PRAG annex a10a“. Takođe, izveštaj bi trebao da sadrži objašnjenje kako je došlo do pregovaračkog postupka i zašto ste baš sa određenim ponuđačem ušli u pregovarački postupak. Preporuka je i da za pregovarački postupak imenujete “Evaluation committee”.

U fazi ugovaranja, kada izaberete izvođača, možete navesti u Special Conditions kontakte za nadzor u Tački 4 (Communication).